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公文製作注意事項
有關公文製作請同仁配合以下事項 :
1.請同仁製作開會通知單時,如出列席者有一級主管,副本請加入該一級單位,俾利辦公室人員協助登錄行程。例如出席者有總務長,副本請增加總務處。
2.承辦人收到決行送回的公文,務必先檢視公文簽章,確認長官批示、相關會辦單位之意見及核章,若無須再陳或後會才能送歸檔或發文。
3.關於「參考資料」及「附件」的用法:
附件:在函稿,是發文要帶出去的文件資料,所以會有檔名長度及容量的限制。批核的主管有修改的權限。
參考資料:僅供內部受會或批核主管參考,受會人員亦可加入參考資料,加入後只有加入的人才有移除的權限。如果有函稿,發文無法帶出此資料,故要發文帶出的附件請勿存於此。
以上,如您在簽或承會辦意見內提及所附文件,可詳述「如附件」或「如參考資料」,俾利長官檢視資料。
以上配合事項如有疑問請洽詢文書組溫美智(分機2611)
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